학교회계제도의 이해

1. 학교에 설치된 회계의 종류

초․중․고등학교에는 학교 교육과정 운영을 위한 재정적 지원과 계획적 관리를 위해 회계가 설치되어 운영된다. 그 종류를 살펴보면

가. 학교회계

초․중등교육법 제30조의2 및 경상남도 공립학교회계 교육규칙에 의거 설치․운영되며, 학교장이 예산편성권을 가지고 예산안을 편성하여 학교운영위원회에 제출, 운영위원회 심의를 거쳐 학교장이 예산을 확정하고 운영한다. 학교에 설치되어 있는 대표적인 회계로 예산총계주의에 따라 초․중등교육법 제30조의2 제2항 및 제3항에 의한 모든 수입과 경비는 학교회계의 세입과 세출에 계상하여 예산으로 확정한 후 집행하여야 한다.

나. 세입세출외현금

학교의 모든 세입과 세출은 학교회계 예산에 편입하여 예산으로 확정하여 집행하여야 하나, 일시적으로 단기간 보관하였다가 반환하는 보관금, 보증금, 잡종금은 세입세출외현금으로 관리하여 처리한다. 예로는 입찰보증금, 계약보증금, 불우이웃돕기성금, 4대보험료 중 본인부담금, 퇴직적립금 등이 있다.

다. 경상남도교육비특별회계 세입금

학교의 세입금 중에는 학교회계 예산으로 반영해야 할 수입과 교육비특별회계(교육청에 설치되어 있는 회계) 수입으로 처리할 항목을 구분하고 있다. 예를 들면 병설유치원이 있는 초등학교, 고등학교에서는 학생들에게 입학금, 수업료를 분기별로 징수한다. 이 경우 입학금과 수업료에 대해 학교회계에서 세입예산으로 처리 하지  않고 교육비특별회계에서 세입예산으로 처리한다.

이때 학교장은 분임징수관이 되어 징수대상, 징수인원, 징수기한, 징수금액을 정하여 징수 결정하고, 수입금출납원이 수납 처리하여 도금고에 납부하고 징수보고서를 작성하여 교육청에 제출한다.

라. 학교발전기금회계

학교발전기금은 초․중등교육법 제31조에 의거 설치된 학교운영위원회의 운영위원장이 운영 계획 수립, 조성 및 접수, 집행, 결산하는 회계로서 학교회계와 독립적으로 운용된다. 학교발전기금은 학교기본운영비 충당을 위한 조성은 안되며, 학교시설비, 교재교구구입비, 도서구입비, 학교체육활동비, 학예활동비, 학생복지비, 학생자치활동비 등 순수한 교육목적에 사용하여야 한다. 학교발전기금의 종류로는 기부금품, 자발적 갹출금품, 모금금품이 있다.

2. 학교회계제도 이해

가. 개념

1) “예산”은 일정기간 기관이 활동을 위해 집행하는 수입과 지출의 예정적 계산 또는 계획이다. 즉, 예산은 한정된 재원을 배분하고자 하는 의사결정 과정이며 조직의 목표달성을 위한 계획을 수치로 표시한 것이다.

2) “회계”란 거래와 사건을 화폐단위로 기록․분류․요약하여 이해관계를 가진 사람들에게 합리적인 경제적 의사결정을 하는데 유용한 재무적 정보를 제공하기 위한 일련의 과정 또는 체계이다.

☞예산과 회계의 차이

- 예산: 기간개념인 회계연도(1회계연도) 단위로 파악(세입, 세출)

- 회계: 기간적 개념이 없이 현금을 받아들이는 과정과 지출하는 과정(수입, 지출)

3) “학교예산회계제도”란 단위학교를 중심으로 예산편성, 예산심의, 예산집행, 결산 등 예산과정이 이루어지고, 학교의 재정과 관련하여 이해관계를 가진 사람들에게 합리적인 의사결정을 하는데 정보를 제공하기 위한 일련의 과정이나 체계라고 할 수 있다.

나. 예산의 일반원칙

1) 건전재정 운영의 원칙(경상남도 공립학교회계 교육규칙 제2조)

예산을 편성하거나 집행함에 있어 재정사항을 충분히 고려하여 재정운영의 건전성을 유지하여야 한다

2) 회계연도 독립의 원칙(동규칙 제3조)

당해연도 경비는 당해연도의 세입으로 충당하여야하고 현 년도에 책정한 경비를 다음연도에 사용해서는 안된다.

3) 수입의 직접 사용 금지의 원칙(동규칙 제6조)

학교회계의 모든 수입은 지정된 수납기관에 납부하여야 하며, 직접 사용하여서는 안된다.

4) 예산총계주의 원칙(동규칙 제9조)

한 회계연도의 모든 수입을 세입으로, 모든 지출을 세출로 하여 모두 예산에 계상하여야 한다.

5) 한정성의 원칙(목적외 사용금지)(동규칙  제17조)

예산의 사용 목적, 금액, 기간 등에 한정을 두어야한다. 즉 특정 사업을 위하여 할당된 예산액은 그 목적을 위해서만 사용되어야 하며, 예산 초과 지출과 예산외 지출을 금하고 있다.

6) 공개성의 원칙(동규칙 제52조)

학교운영위원회의 심의를 거쳐 확정된 예산서와 결산서는 모두 공개하여야 한다.

7) 사전의결의 원칙

예산은 집행하기 전, 즉 회계연도 개시 전에 학교운영위원회에 심의․의결을 거쳐야 한다.

다. 학교회계의 과정

1) 예산편성

▸예산편성이란 한 회계연도의 세입과 세출을 미리 계산하는 것을 말한다.

▸예산의 편성권한과 책임은 학교장에게 있다.

2) 예산의 확정 및 집행

▸학교장은 학교운영위원회로부터 예산안 심의결과를 통보 받은 후 예산을 확정하여 집행한다.

▸성립된 예산에 따라 수입을 조달하고 경비를 지출하는 활동을 “예산집행”이라 한다.

3) 결산

▸결산은 세입․세출의 확정적 계산이다.

▸학교는 매년 정해진 교육과정과 학사일정에 따라 움직이므로, 결산을 잘 정리해 두면 다음 연도 예산을 편성하는데 많은 도움이 된다.

라. 학교회계 예산의 구조 및 종류

1) 예산의 구조

2010학년도부터 학교회계는 예산부분에서는 사업별예산제도와 지출부분에서는 복식부기회계제도를 도입하였으며, 그 제도의 실행을 위해 에듀파인 학교회계시스템을 도입하게 되었다.

가)세입예산

세입예산은 장/관/항/목으로 구분하며, 주로 이전수입(교육비특별회계 전입금,기초자치단체전입금)과 자체수입(방과후교육비, 급식비, 사용료 수입 등)이 있다.

나)세출예산

세출예산은 정책사업/단위사업/세부사업/세부항목/원가통계비목/산출내역으로 구분된다. 정책사업과 단위사업은 교육과학기술부에서 정하였으며, 세부사업은 학교장이 설정한다. 그 외 세부항목, 원가통계비목, 산출내역은 행정적 과목으로 적절하게 편성한다.

2) 예산의 종류

가) 본예산: 한 회계연도에 있어 단위학교의 교육과정과 학교운영에 소요되는 수요를 파악하여 편성되고 학교운영위원회의 심의를 거쳐 확정하여 성립된 매 회계연도의 최초의 예산을 말한다.

나) 추가경정예산: 예산 성립 후에 생긴 사유로 이미 성립한 예산에 변경을 가할 필요가 있을 때에 편성하는 예산을 말한다.

다) 준예산: 학교운영위원회가 어떤 사정으로 인하여 회계연도가 개시되기 전까지 예산안을 심의 결정하지 못하거나 학교운영위원회가 심의 결정하여 학교의 장에게 통보된 예산안을 특정의 사정으로 인하여 학교의 장이 확정하지 못하는 경우 전년도에 준하여 집행할 수 있는데 이 때 집행된 예산을 “준예산”이라 한다.

(ex : 시설학교 경우 회계연도 3월1일부터 시작이나 예산확정이 되어있지 않은 상태( 학교운영위원회 구성되어 있지 않아 심의 받을 수 없으며 학교회계시스템 작업을 2월에 시작함.)

라) 수정예산: 예산안을 학교운영위원회에 제출한 후에 전입금의 변경이나 기타 부득이한 사유로 인하여 예산안을 수정할 필요가 있어 수정하는 예산안을 말한다.( 학교회계시스템 : 수정예산 작업 없음 ->기예산안확정 취소 -> 수정예산편성 후 예산안확정 -> 제출 심의 받음)

마. 학교회계 예산의 집행

1) 예산집행의 원칙

가) 확정된 예산은 정해진 목적에 따라 자금의 수급 등 학교의 재정여건을 감안하여 합리적이고 효율적으로 집행하여야 한다.

나) 예산의 목적외 사용금지: 학교장은 세출예산에서 정한 목적외의 경비를 사용하거나 세출예산이 정한 각 정책사업 사이에 상호 이용할 수 없다. 다만, 예산집행상의 필요에 의하여 미리 학교운영위원회의 심의를 거쳐 예산으로 정한 경우에는 그렇지 않다. 이는 학교회계 예산의 심의기관인 학교운영위원회의 의사를 존중하기 때문이다.

2) 성립전 예산집행

가) 성립전 예산집행의 개념

예산의 성립전 집행이란 교육청 목적경비 등이 교부되었으나 사업 시행 일자가 촉박하여 학교운영위원회의 심의를 받을 시간적 여유가 없을 경우 등에 우선 예산을 집행 후 차기추경예산 편성 시에 반영하는 것을 말한다.

나) 성립전 예산집행의 요건

(1) 국가 또는 지방자치단체(교육청) 등으로부터 그 용도가 지정되어 교부된 경비여야 한다

(2) 초․중등교육법 제30조의2제2항제4호의 규정에 의한 경비(이하 수익자부담경비)로서 사전에 학교운영위원회의 심의를 거친 경비여야 한다.

(3) 성립전 예산집행의 제한

- 국가 또는 지방자치단체(교육청) 등으로부터 교부된 경비라도 그 용도가 정해지지 않은 경비는 성립전 예산으로 집행할 수 없다.

- 선택적 교육수입이라도 사전에 1인당 징수한도액 등을 학교운영위원회의 심의를 거치지 않은 경비는 성립전 예산으로 사용할 수 없다.

다) 성립전 예산집행의 유의사항

(1) 성립전 예산집행은 차기 추경예산에 반드시 반영하여야 될 경비로 성립전 예산집행 요건에 해당되는지를 정확히 판단해야 한다.

(2) 성립전 예산집행 요건에 해당되더라도 예산집행에 따른 시일이 충분한 경우는 차기 추경예산에 편성하여 집행하도록 한다.

(3) 관할청에서 수시 교부되는(예산에 미편성된) 목적사업비 전입금이라도 같은 명목(사업)으로 예산에 이미 편성되어 있고 차기 추경예산 편성시까지 예산 여분이 있다면 성립전 예산으로 처리하지 않아도 된다.

라) 성립전 예산집행 후

학교회계의 예산은 학교운영위원회의 심의를 받아 학교장이 확정함으로써 예산으로서 성립한다. 성립전예산은 학교회계의 예산으로 성립되기 이전에 사용하는 것이므로 이를 예산으로 성립시키기 위해서 반드시 차기 추경예산에 반영하여 학교운영위원회의 심의를 받아 확정하여야 한다.

그러나, 만약 성립전예산을 집행하였으나 시일이 촉박하여 학교운영위원회를 개최할 시간적 여유가 없을 때에는 어떻게 해야 할까? 이런 때에는 예산총칙에 명시된 간주처리 규정에 따라 학교운영위원회의 심의를 받은 것으로 간주하고 학교장이 예산을 확정한다.

3) 예산집행의 신축성

예산집행은 이와 같이 정해진 목적과 예산의 범위 안에서 회계연도독립의 원칙에 따라 이루어지는 것이 원칙이나 학교의 목표 달성을 위한 효율적인 예산집행을 위해서는 예산 성립 후의 여건변화에 적응할 수 있도록 예산집행의 신축성을 유지하는 방안이 필요하게 된다. 학교예산회계제도에서는 예산의 신축성을 유지하기 위한 방안으로는 예산의 이․전용, 예산의 이월, 계속비, 예비비제도를 인정하고 있다.

가) 학교예산의 이용[17조]

학교예산의 이용은 세출예산의 각 정책사업 사이의 경비를 상호 사용하는 것을 말하며 미리 예산으로서 학교운영위원회의 심의를 거친 경우에 가능하다. 즉, 본예산이나 추가경정예산의 편성 시 예산총칙에 이용범위를 정하여 학교운영위원회의 심의를 거친 후에 예산을 이용할 수 있다.

나) 학교예산의 전용[18조]

학교장은 예산집행 시에 재정여건변화, 사업의 효율적 집행 등을 위하여 필요한 경우에 동일한 정책사업 내의 단위사업간 목, 동일한  세부사업내 세부사업간 목, 동일한 세부사업 내 목간 금액을 전용 할 수 있다. 예산의 편성권을 가진 학교장에게 예산의 전용권까지 부여하는 것은 단위학교의 재정규모가 소규모라는 점과 학교예산 대부분이 교육활동지원이라는 동일한 목적에 따라 집행되므로 학교 목표의 효과적 달성을 위해서는 예산의 신축적 운영이 보장되어야 하기 때문이라고 할 수 있다.

다) 예산의 이월[20조]

예산의 이월이란 예산을 다음 연도에 넘겨서 다음 회계연도의 예산으로 사용하는 것을 말한다. 예산은 1회계연도에 한하여 효력을 가지게 되므로 미사용액은 다음 회계연도의 세입이 되어 다시 학교운영위원회의 심의를 거치는 것이 원칙이다. 하지만 이러한 과정이 반복됨으로써 예산과정의 비효율성을 초래할 수 있으므로 학교예산회계제도에서는 예산의 이월제도를 인정하여 예산의 회계연도 구속을 제도적으로 완화하고 있다.

라) 예비비

예산집행의 신축성을 유지하기 위한 이러한 방안 외에도 학교회계제도에서는 예측할 수 없는 예산외의 지출이나 예산초과지출에 사용할 수 있도록 예산 중 일부분에 대하여 구체적 사용목적은 정하지 아니하고 총액으로서 예비비를 예산에 계상할 수 있도록 하고 있다. 이는 학교의 목적을 효과적으로 달성할 수 있도록 예산집행에 있어서 융통성을 두고 있는 것이라고 할 수 있다. 예비비를 사용하였을 경우에는 예산과정의 투명성을 높이기 위하여 예비비사용명세서를 작성하여 결산서제출 시 함께 학교운영위원회에 제출하여야 한다.

3. 학교회계시스템의 이해

가. 사업관리카드의 기본 구조

학교회계시스템의 사업관리카드를 도식화 해놓은 그림이다. 사업관리카드는 사업에 대한 개요 및 진행 상황을 사업 편성 단계에서부터 사업 종료 단계까지의 전 과정에 걸쳐 파악할 수 있도록 한 관리서식을 말한다. 세부사업을 기준으로 세출현황과 세입현황을 실시간으로 보여주며, 세출예산에 따라 지출품의금액, 지출원인행위액, 지출결의액, 지급액을, 세입예산에 따라 징수결정금액, 수납액, 미수납액을 보여준다. 세입재원에 따라 일반재원으로 편성된 예산은 각 세부사업에 세입예산을 보여주는 것이 아니라 “세입사업”이라는 세부사업을 자동으로 생성하여 세입예산을 일괄적으로 보여준다. 따라서 사업관리카드만 잘 해석해서 볼 수 있다면 예산 집행 잔액은 물론이며, 사업별 진행사항, 원인행위 내역, 징수현황 등을 파악할 수 있다.

나. 예산 분야

1) 재원의 구분

재원이란 세입예산의 원천을 말하며, 일반적으로 정산재원과 일반재원으로 나눈다. 정산재원이란 사용목적이  정해진 재원을 의미하며, 특정시점에서 교부된 재원에 대한 집행 잔액을 반환하는 성격의 재원을 말한다. 교육비특별회계전입금(학교교육비 제외), 수익자부담경비, 학교발전기금, 보조금 및 지원금이 그 종류이다. 예산편성 시 부터 해당 세부사업에 연결하여 편성된 사업에서 우선 사용하도록 한다. 일반재원은 예산 사용 목적이 정해져 있지 않으며, 집행 잔액에 대해 반환을 하지 않는다. 학교기본운영비, 총액배분사업비, 자체수입 등이 있다.

정산재원	일반재원
교육비특별회계전입금 중 목적사업비 시군보조금, 타학교회계전입금, 학교발전기금전입금 등	교육비특별회계전입금중 학교기본운영비․총액배분사업비, 사용료, 수수료, 이자수입 등

성립전 예산집행 요건에 따라 정산재원은 목적이 명확히 정해지고 전액이 교부된 경우 예산 성립전에 집행이 가능하고 학교회계시스템에서도 처리가 가능하나, 일반재원의 경우는 성립전예산집행 요건에도 해당되지 않으며, 학교회계시스템에서도 처리가 되지 않도록 되어 있다. 따라서 일반재원은 반드시 본예산 또는 추가경정예산 편성 시 누락이 없도록 하여야 한다. 특히 총액배분사업비가 누락되지 않도록 주의하여야 한다.

2) 예산 통제

예산의 통제란 예산을 집행할 때 지출품의, 집행의 제한을 두는 것을 말한다.

▶ 통제단위 : 세부사업 - 목통제

- 세부사업 “목”을 초과하여 지출 할 수 없음

- 예산편성 되지 않은 산출내역 추가 시 해당 세부사업에 예산편      성 되어 있는 “목”에 해당하는 원가통계비목만 조회 추가 할       수 있음.

☞ 세부사업에 인건비, 운영비 “목”만 편성되어 있다면 산출내역 추가          시 비품구입비 “목”은 추가 할 수 없음.

※ 목 : A10 인건비, B10 학교운영비, C10 시설비, C20 비품구입비,            C30 적립금, D10 예비비 및 기타

다. 지출 분야

1) 지출업무의 흐름

지출의 일반적인 유형은 지출품의를 기초로 해서 행정실에서 지출의 원인이 되는 계약․기타의 행위를 한다. 지출원인행위권자는 학교장이며, 학교장이 없을 때에는 지출원인행위을 대결할 수 없고 직무대리자를 지정(법정대리권자: 교감)하여 처리하여야한다. 지출원인행위에 따라 물품이 납품에 검사/검수가 끝나면 출납원은 채주에게 대금을 지급하는 과정으로 이루어진다.

2) 지출원인행위 유형

구분	사용 예시
물품	-교구 등 각종 물품, 소모품 구입 품의
공사/재산	-공사를 하거나 재산을 취득하는 경우
용역	-차량용역 품의, 교육계획서 인쇄용역 품의 등
일용임금	-교직원이 아닌 자에게 강사료, 인건비를 지급하는 경우
보수	-무기계약근로자 인건비, 학교운영지원비수당 등
급식	-NEIS(급식) 식단자료를 연계한 품의
여비	-나이스 복무와 연계하여 관내, 관외여비 지출
기타	-교직원 수당, 건강검진비, 협의회경비, 보험료,교육경비 등

지출품의시 유형을 선택하지 않고 지출원인행위시 유형을 선택함. 이 지출유형에 따라 집행된 내역은 통합자산 등에 자동 연계 되어 각종 장부관리가 정확하게 이루어지게 된다.

3) 예산에 반영하지 못한 산출내역(원가통계비목) 추가 가능

예산편성시 반영하지 못한 산출내역을 추가하여 예산집행을 하고자 할 경우, 원인행위 작성시 산출내역(원가통계비목)을 추가하여 집행한 후 차기 추가경정예산 편성시 반영한다. 이는 재무회계 결산의 정확성을 높이고, 집행의 자율성을 추가 부여한 것이다.

라. 수입 분야

1) 수입업무 흐름

학교장은 징수결정대상, 징수금액, 납부기간 등을 명시하여 징수결정을 한다. 징수결정 건에 대해 수입금출납원은 수납 또는 과오납반환처리 한 후 수입일계표를 학교장에게 결재를 받는다.

마. 결산

회계기간 종료(2월 28일) 후 출납폐쇄기한(3월 20일)까지 완료되면 1회계년도에 대해 결산처리를 한다. 이때 순세계잉여금이 과다 발생하지 않도록 이월(명시이월비, 사고이월비) 처리나 집행잔액 반납확정액 등을 사전에 산출하여 결산담당자에게 제출한다. 명시이월비는 당해연도 예산으로 편성하였으나, 부득이한 사정으로 당해연도 내에 집행을 하지 못할 경우, 당해연도 편성된 예산을 다음연도에 이월하여 해당사업을 추진할 수 있게 하는 것이다. 또한 목적사업비로 지원받은 예산을 집행한후 잔액이 발생하여 교부기관으로 반납하는 것이 확정되었으나 반납하지 않고 결산을 하게 된 경우, 이 경비는 집행잔액 반납확정액으로 처리하여 순세계잉여금 비율을 낮출수 있다.

☞ 잉여금과 순세계잉여금의 차이

- 세계잉여금 = 세입결산액-세출결산액

- 순세계잉여금 = 잉여금-이월비-집행잔액반납확정액

※예산불용액 = 예산현액-세출결산액-이월비(명시이월비+사고이월비)

바. 주요 용어 정리

1) 예산 분야

용어	설 명
정책사업	사업별예산의 단위로써 단위학교의 교육활동을 수행하기 위한최상위 사업분류이며, 하부사업인 단위사업의 설정근거가 된다. ※사업별예산구조 : 정책사업-단위사업-세부사업(세부항목-원가통계비목)
단위사업	사업별 예산의 단위로써 정책사업을 수행하기 위한 사업성격별 분류체계이다.
세부사업	사업별예산의 단위이며 단위사업을 수행하기 위한 세부사항으로 각 사업담당자가 실제 운용하는 최소단위의 사업임. 학교의 상황과 규모에 맞게 학교에서 자율적으로 결정하여 사용할 수 있다.
세부항목	세출예산의 단위로 정책사업, 단위사업, 세부사업 하부의 예산항목을 의미하며, 세부사업에 대한 정산의 기능을 가진다.
원가통계비목	복식부기 및 원가산출을 위한 필수항목으로 학교회계 세입․세출예산서의 산출기초와 연결되어 자동으로 회계처리가 된다.(목-세목을 세분화한 것으로 7자리 체계로 구성)
산출내역	세입․세출예산의 최하위 예산내역을 의미하며, 원가통계비목이 설정되는 단위이다.
예산액	본예산, 추가경정예산에 편성된 세입․세출액을 말한다.
예산현액	당해 회계연도에 실제로 지출할 수 있는 세출금액을 말한다. 세출예산액, 전년도이월액, 이․전용 증감액, 예비비사용액 등을 모두 합한 금액이다.
기정예산	이미 확정된 예산액을 의미한다.
경정예산	기 확정된 예산에 증감등 변경을 가한 예산을 의미한다.

2) 지출 분야

용어	설 명
지출품의		지출이 수반되는 사업수행을 위한 기안서 작성행위를 말한다.
개산급		수학여행비나 수련활동비 등과 같이 지급할 금액이 확정되지 않은 경우 개략적인 금액을 사전에 지급하고 집행실적에 의하여 정산하는 것을 말한다.
검사/ 검수		계약상대자가 계약이행을 끝내면 이를 확인하기 위하여 물건의 성질, 외관 등 구체적인 항목에 대하여 규정된 요건을 확인하는 검사와 구매한 제품계약서에 명시되어 있는 규격과 수량을 확인하는 검수과정을 말한다.
일용임금		학교에 소속된 정규직(비정규직포함)을 제외한 임시 사용인력에 대한 임금을 의미하며, 교의수당, 방과후학교 강사수당, 일용 인부사역, 외부강사 수당 등이 있다.